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Comunicação Ágil é melhor ou não?

Por Dayse Ribas

Em uma recente palestra, denominada Agile methods: a pragmatic view, fui questionada se a Comunicação Ágil é diferente da realizada com metodologia tradicional. Respondi que sim, mas algo ficou ecoando em meu pensamento por vários dias e me fez refletir e revisitar alguns conceitos.

A Comunicação é um dos valores básicos do Ágil que garante a todos os envolvidos, tanto os membros do time quanto os representantes do negócio, saber o que é esperado deles, permitindo que atuem juntos ao longo do projeto.

A Reunião Diária (Daily Meeting) e os Radiadores de Informação, como Kanban, são componentes chaves desta comunicação.

A comunicação Face a Face (F2F) permite, além da troca verbal de informações, a percepção da emoção envolvida, do tom da voz, das expressões faciais e da linguagem corporal, ou seja, da “temperatura”. A comunicação baseada exclusivamente em papel, como ofícios e e-mails, é muito mais pobre e fria, sendo menos efetiva, com menos interação.

A chamada Comunicação Osmótica refere-se às conversas diárias e às questões discutidas informalmente, durante o cafezinho, por exemplo. Quanto mais distante fisicamente, pior é a comunicação osmótica, que pode aproximar e remover barreiras.

Radiador de Informação é um termo utilizado para diferentes ferramentas visuais, que mostram os dados de andamento do projeto rapidamente através de gráficos, tabelas ou resumos. Alguns exemplos são:

  • Gráfico Burn Down/Burn Up: utilizado para medir o progresso do que será entregue ou da estimativa de esforço remanescente (Burn Down) e do que já foi entregue ou aceito, podendo também demonstrar escopo adicional (Burn Up);
  • Gráfico de Velocidade: mede a capacidade de entrega do time por interação. No início mais devagar e, normalmente, crescendo com o tempo;
  • Kanban: boards para planejamento e monitoramento, ótimas ferramentas para rastrear tarefas, reportar status e resultados. Promove grande satisfação na equipe, pois os itens são movidos de “To Do” para “In Progress” e finalmente para “Done”. Os famosos “post-its” reforçam o conceito de “low-tech and high-touch”.

Atuar com times virtuais ou distribuídos é um desafio para a comunicação face a face e os radiadores de informação “low-tech”. Podemos contornar esta situação através de video-conferências, skypes, chats on-line e aplicativos (apps) com kanban ou boards interativos. Assim, é possível criar ambientes colaborativos virtuais e minimizar os efeitos da distância física dos colaboradores envolvidos no projeto. Estas ferramentas também promovem a confiança mútua, permeando o conhecimento e as informações entre o time e os demais stakeholders.

Aliás, para o sucesso de um projeto Ágil, o engajamento dos stakeholders é absolutamente essencial. A comunicação efetiva é crítica para assegurar que o time saiba o que está sendo construído e o que o cliente ou product owner está solicitando. Somente assim todos se sentem seguros para entregar um produto ou serviço com excelência, agregando valor.

Lembrando que, na definição do PMBOK, stakeholders são pessoas, grupos ou organizações que têm impacto ou serão impactados, por decisões, atividades ou resultados do projeto. Podendo ser de forma positiva ou negativa.

O assunto é tão importante que, na quinta edição do PMBOK, foi incluída uma nova área de conhecimento chamada “Gerenciamento de Stakeholders”, que propõe identificar, analisar as expectativas, e aprimorar o engajamento e a aproximação com os stakeholders. O foco principal é entender suas necessidades e, através da comunicação contínua, atingir a satisfação dos stakeholders, sendo esse um dos objetivos chave do projeto.

O Pulse of Profession do PMI, denominado Navigating Complexity, é um estudo profundo que foi realizado em julho de 2013, com 697 praticantes em gerenciamento de projetos, para demonstrar como as organizações agem para melhorar o sucesso de seus projetos e programas complexos. Para navegar nos projetos, independentemente do grau de complexidade, foi identificado que o sucesso está em:

  • Criar uma cultura de gerenciamento de projeto, através de práticas padronizadas, com o engajamento dos patrocinadores;
  • Avaliar e desenvolver talentos com foco nas habilidades de liderança;
  • Comunicar eficazmente com todos os stakeholders.

Organizações que se comunicam de forma altamente eficaz (highly-effective communicators) têm 80% mais chance de cumprir os objetivos iniciais do projeto e agregar valor ao negócio em comparação com 52% das empresas que são comunicadores minimamente eficazes (minimally-effective communicators).

A comunicação efetiva tem efeito direto nas taxas de sucesso dos projetos. A falha de um entre dois projetos está relacionada com comunicação pobre. A estratégia é comunicar de forma eficaz com todas as partes interessadas.

No próprio PMBOK, no apêndice sobre Skills Interpessoais, a Comunicação é identificada como uma habilidade fundamental para um Gerente de Projetos e uma das principais razões para a falha ou o sucesso. Uma comunicação aberta é a chave para um trabalho em equipe com alta performance, aprimorando os relacionamentos e criando confiança entre todos.

Principalmente, o PMBOK define que “ouvir é a parte mais importante de uma comunicação”.

Um recente artigo de capa da Mundo PM, sobre “Como” pode ser mais importante do que “O que” você comunica, apresenta uma pesquisa que indica a positividade da sua comunicação como fator-chave para equipes de alto desempenho.

Mas o que é positividade? Ela indica um estilo de comunicação onde declarações positivas superam significativamente as negativas. Os times de alto desempenho mostram-se menos defensivos, aprimorando a rentabilidade da equipe e aumentando o potencial deles em superar grandes obstáculos.

Outro fator destacado no artigo é que o feedback deve ser imediato, mesmo que negativo, pois pode aumentar significativamente o aprendizado dos membros da equipe.

O mais interessante é que esta pesquisa não é válida somente para o ambiente de trabalho, mas também um casamento bem-sucedido e demais relacionamentos interpessoais.

Para concluir a reflexão inicial sobre a diferença entre a Comunicação Ágil e a tradicional, percebo que o framework ou a metodologia não são tão importantes na efetividade da comunicação. Sem dúvida, as ferramentas e as técnicas reforçadas pelos valores ágeis que contribuem, porém, em um ambiente colaborativo, são as atitudes positivas nas palavras e nas ações que fazem a diferença. Saber ouvir é mais um fator chave para uma comunicação efetiva. Isto propicia a confiança e o respeito mútuo entre o time, o gerente de projetos e os demais stakeholders. Privilégio de ambientes ágeis? Hoje, afirmo com certeza que não.

Referências:

PMI’s Pulse of the Profession In-Depth Report: Navigating Complexity

http://www.pmi.org/~/media/PDF/Business-Solutions/Navigating_Complexity.ashx

The PMBOK® Guide—Fifth Edition (filiados ao PMI podem realizar download gratuitamente)

http://www.pmi.org/PMBOK-Guide-and-Standards/pmbok-guide.aspx

Mundo Project Management, Abril e Maio/2015, artigo de Julien Pollack, O “Como” você se comunica pode ser mais importante do que “O que” você comunica.

PMI-ACP Exam Prep by Mike Griffiths

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Sobre o Autor

Dayse RibasDayse Ribas, PMI-ACP, PMP, CSM. Formada em Engenharia Eletrônica pela UTFPR, pós-graduada em Informática pela PUC-PR e MBA em Direção de Empresas pelo ISAD (Instituto Superior de Administração). Especialização Internacional em Managing in a Global Environment Program pela The University of Texas at Austin. Cursos em Gerenciamento de Projetos pela George Washington University. Voluntária do PMI – Chapter Paraná desde 2014, atualmente como Diretora de Marketing e Comunicação do Chapter. https://br.linkedin.com/in/dayseribas

 

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