Blog

Os indicadores de desempenho e o plano de comunicação

A cultura de um sistema de indicadores de desempenho em projetos ainda é emergente. Entender como definir e acompanhar indicadores de desempenho tornou-se um fator chave para poder atingir objetivos estratégicos, táticos e operacionais de uma organização.

Por Maria Angélica Castellani

Para entender claramente a necessidade de controles nos projetos é necessário pensar de forma diferente e quebrar alguns paradigmas. Isso, talvez, seja o mais difícil.

Uma realidade comum em todos os projetos é o nível de incerteza com que é possível se deparar. Naturalmente, a tendência é evitar as incertezas, mas esse fato pode levar a situações de risco não previstas ou levar o projeto ao fracasso. Definir determinadas medições e controlar sua evolução é essencial para o sucesso de qualquer projeto.

Dependendo da importância e tamanho de um projeto será necessário definir medições e controles simples ou complexos. Kerzner (2011), recomenda a seguinte lógica para conseguir  uma definição de medições acorde com o projeto:

– se algo é importante, poderá ser detectável;

– se for possível detectar, poderá ser medido direta ou indiretamente;

– se for possível medir, poderá ser gerenciado.

A definição dos indicadores de desempenho deve fazer parte do plano do projeto. Desde o início deve ficar claro para o gerente de projetos o objetivo final de cada parâmetro a controlar e sua evolução ou progresso, para evitar que o caos se apodere do projeto. O caos reduz a eficiência e a eficácia, levando a perda do foco do objetivo final do projeto, gerando esforço extra e despesas desnecessárias.

A falta de métricas formais, significativas, e de valor, não permitirão a tomada de decisões eficazes por parte do gerente do projeto. Estas métricas formais deverão estar complementadas por um plano de comunicação adequado para transmitir a informação correta no momento certo e para a pessoa certa.  Métricas isoladas sem um plano de comunicação carecem da força e de sentido no monitoramento e no controle de qualquer projeto.

O monitoramento e o acompanhamento eficazes do projeto dependem de uma boa comunicação, entre o gerente de projetos, a equipe e seus principais interessados.

A prestação de contas em um ambiente de projeto requer um conhecimento contínuo do que está acontecendo e do que deve acontecer, de forma que em seguida seja possível identificar prontamente todos os problemas que possam interferir nos progressos. O Gerente do Projeto deve ser imediatamente alertado sobre as mudanças potenciais notadas no plano, como resultado da análise dos indicadores definidos. Estabelecer as regras básicas para um sistema de alerta imediato é fundamental, para evitar que grande parte do trabalho seja refeita, como também, reduzir o risco de precisar replanejar, causando atrasos no projeto.

Hoje é um grande desafio pensar formas de monitorar projetos e verificar a variabilidade nas rotas definidas na etapa de planejamento. Considerar uma correta definição dos indicadores evitará consequências críticas nas organizações, pois eles direcionam ao gerente de projetos para processos de ação e de reação (CARVALHO, 2011).

Atualmente, parte da nova função dos gerentes de projetos é entender quais métricas e indicadores críticos necessitam ser identificados e gerenciados, para que o projeto seja visto como um sucesso por todos os stakeholders. Gerentes de Projetos chegaram à conclusão que a definição de métricas específicas de projetos e indicadores de desempenho representam acordos entre gerentes de projetos, equipe e stakeholders (KERZNER, 2011).

Um gerente de projetos não pode efetivamente gerenciar um projeto sem ter indicadores de acompanhamento capazes de lhe fornecer informação completa ou quase completa. Portanto, a mais simples definição de métrica é alguma coisa que seja mensurável.

A cultura de um sistema de indicadores de desempenho em projetos ainda é emergente. Tradicionalmente na gestão de projetos, para medir o desempenho, se verifica a variação entre previsto e realizado por meio de planilhas. Mas isso não é mais suficiente para determinar se o projeto está gerando o valor e o benefício esperados. Portanto, entender como definir e acompanhar indicadores de desempenho tornou-se um fator chave para poder atingir objetivos estratégicos, táticos e operacionais de uma organização.

Recentemente elaborei um e-book para você entender melhor como um método representa uma grande ajuda para iniciar nos primeiros passos na Gestão por Indicadores. Esse e-book é gratuito e está disponível para download neste mesmo site.

Participe de nosso próximo webinar gratuito à realizar em 9-12 às 20h sobre Mudando Paradigmas na Gestão de Projetos com Design Thinking 1 PDU!

Sobre o Autor

Maria-Angelica-CastellaniMaria Angélica Castellani, PMP, CSM, CSD. Formada em Computação Científica pela Universidade Nacional de La Plata, Argentina, com MBA em Gerenciamento de Projetos e MBA em Negócios Internacionais, ambas pela FGV. Especialista em Change Management e em Gestão Estratégica do Conhecimento. Atua há mais de 20 anos em gerenciamento de projetos, melhoria de processos e implantação de PMO. É sócia diretora da empresa FIXE Consulting & Training desde 1999. Palestrante nacional e internacional (Mercosul). Professora de Gestão de Projetos em várias Instituições. Gerente Voluntária do Programa da Revista Eletrônica do PMI-SP (e-news), desde 2008. Co-autora do Livro Gestão de Projetos: Teoria, Prática e Tendências da Editora Elsevier, 2014.

 

Gostou?? Compartilhe!!

Compartilhe esse post:

Facebook
Twitter
LinkedIn
WhatsApp

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Últimas Publicações

Categorias

_

Tags

plugins premium WordPress
Rolar para cima