Já é amplamente conhecido no meio de gerenciamento de projetos de que o processo de comunicação ocupa a maior parte do tempo do gerente de projetos. A ideia a ser tratada neste artigo é como o gerente de projetos pode minimizar os problemas com comunicação através da utilização das boas práticas do PMBOK^® Guide e de resultados obtidos na experiência do dia-a-dia. 

Pelos processos definidos no PMBOK^® Guide podemos identificar que o planejamento das comunicações é considerado essencial para alcançar o sucesso nos projetos. Algumas boas práticas podem auxiliar este fluxo de informações e mitigar o risco do Gerente de Projetos não comunicar decisões importantes para os envolvidos.

O que é planejar as comunicações?

Para a elaboração de um plano de comunicação de boa qualidade, é importante o levantamento de alguns itens, tais como:

1 – Os envolvidos no projeto, conhecidos como stakeholders;

2 –  Quais informações são importantes para cada parte envolvida;

3 – Qual a melhor forma de comunicar a informação. Exemplos: relatórios, reuniões formais, reuniões informais, e-mails;

 4 – Periodicidade da comunicação;

5 – Responsável pela transmissão da comunicação.

Após a elaboração do Plano de Comunicação é importante a sua divulgação para os envolvidos com a finalidade de que todos fiquem cientes e comprometidos com a sua execução.

O próximo passo é executar na prática o que foi planejado no Plano de Comunicações. Sobre este item, seguem algumas práticas adotadas em desenvolvimento de projetos e que obtiveram bons resultados.

Pontos de controle com a equipe técnica,

São reuniões presenciais e periódicas, realizadas com toda a equipe para identificar principais pendências, sugestões e problemas do período.

Estas reuniões não devem ser longas e para isto é importante o gerente de projetos atuar como mediador e evitar que assuntos técnicos entrem na pauta de discussão. Se houver dúvidas técnicas, elas devem ser pontuadas e deixadas para serem discutidas em reunião à parte dos pontos de controle.

O resultado dos pontos de controle deve ser uma base de informação que identifique:

1- Pendências com os prazos e responsáveis pela resolução;

2 – Sugestões com a indicação dos responsáveis pela avaliação e prazo para término desta atividade;

3 – Lista de problemas com prazo para a solução.

Esta base de informação pode ser um banco de dados – se a empresa tiver esta ferramenta disponível – ou se este não for o caso, poderão ser desenvolvidas planilhas no Excel disponibilizadas para todos envolvidos. As bases de conhecimento, como o Wiki, também são boas alternativas.

Reuniões para informar sobre o Andamento do Projeto

São reuniões presenciais que podem envolver vários perfis diferentes de usuários que podem estar reunidos ao mesmo tempo ou não, dependendo do interesse de cada grupo. É comum a participação nestas reuniões dos patrocinadores do projeto, usuários finais, envolvidos de departamentos parceiros, dentre outros.

O interesse nas informações destas reuniões pode envolver o conhecimento dos problemas que o projeto enfrenta em termos de prazo, custo e escopo.

Estas reuniões devem obrigatoriamente ser rápidas e objetivas porque os participantes são pessoas estratégicas da empresa. A sugestão é apresentação através do PowerPoint de tópicos macros e resumidos sobre o andamento do projeto.

O resultado destas reuniões pode ser um Status Report enviado à alta direção da empresa.

Mudanças no Projeto

Este é um item extremamente importante nesta área de Comunicações. Muitas vezes deparamos com mudanças que são realizadas pela equipe e não são comunicadas aos demais envolvidos.

Para evitar este problema, a sugestão é adotar uma estrutura de Comitê Controle de Mudanças onde participem os principais responsáveis pelas decisões e aprovações das mudanças. Toda mudança deve ser realizada apenas após a aprovação deste Comitê.

A sugestão é definir reuniões periódicas deste grupo para identificar mudanças solicitadas e quando necessário deve ser convocado um encontro extraordinário. Após a aprovação da mudança deve haver uma comunicação formal a todos envolvidos do projeto sobre o item aprovado.

Estas são algumas sugestões de boas práticas que foram adotadas e obtiveram sucesso em projetos. É importante o Gerente de Projetos ter em mente que nenhuma prática é bem sucedida sem o comprometimento de todos envolvidos. Mas isto é assunto para outra vez.

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Colaborou com este post Márcia Sasdelli, PMP.

PMBOK é marca registrada do Project Management Institute, Inc.

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