fbpx
  • OKR
  • Agenda
  • Depoimentos
  • Blog
  • Webinars
  • Download
  • Sobre
  • OKR
  • Agenda
  • Depoimentos
  • Blog
  • Webinars
  • Download
  • Sobre
A Eficiência da Comunicação nos Projetos

A Eficiência da Comunicação nos Projetos

  • Posted by Redação FIXE
  • On 5 de abril de 2009
  • 3 Comments
  • Comunicação

Já é amplamente conhecido no meio de gerenciamento de projetos de que o processo de comunicação ocupa a maior parte do tempo do gerente de projetos. A ideia a ser tratada neste artigo é como o gerente de projetos pode minimizar os problemas com comunicação através da utilização das boas práticas do PMBOK® Guide e de resultados obtidos na experiência do dia-a-dia. 

 

Pelos processos definidos no PMBOK® Guide podemos identificar que o planejamento das comunicações é considerado essencial para alcançar o sucesso nos projetos. Algumas boas práticas podem auxiliar este fluxo de informações e mitigar o risco do Gerente de Projetos não comunicar decisões importantes para os envolvidos.

O que é planejar as comunicações?

 

Para a elaboração de um plano de comunicação de boa qualidade, é importante o levantamento de alguns itens, tais como:

 

1 – Os envolvidos no projeto, conhecidos como stakeholders;

 

2 –  Quais informações são importantes para cada parte envolvida;

 

3 – Qual a melhor forma de comunicar a informação. Exemplos: relatórios, reuniões formais, reuniões informais, e-mails;

 

 4 – Periodicidade da comunicação;

 

5 – Responsável pela transmissão da comunicação.

 

Após a elaboração do Plano de Comunicação é importante a sua divulgação para os envolvidos com a finalidade de que todos fiquem cientes e comprometidos com a sua execução.

 

O próximo passo é executar na prática o que foi planejado no Plano de Comunicações. Sobre este item, seguem algumas práticas adotadas em desenvolvimento de projetos e que obtiveram bons resultados.

 

Pontos de controle com a equipe técnica,

São reuniões presenciais e periódicas, realizadas com toda a equipe para identificar principais pendências, sugestões e problemas do período.

 

Estas reuniões não devem ser longas e para isto é importante o gerente de projetos atuar como mediador e evitar que assuntos técnicos entrem na pauta de discussão. Se houver dúvidas técnicas, elas devem ser pontuadas e deixadas para serem discutidas em reunião à parte dos pontos de controle.

 

O resultado dos pontos de controle deve ser uma base de informação que identifique:

 

1- Pendências com os prazos e responsáveis pela resolução;

 

2 – Sugestões com a indicação dos responsáveis pela avaliação e prazo para término desta atividade;

 

3 – Lista de problemas com prazo para a solução.

 

Esta base de informação pode ser um banco de dados – se a empresa tiver esta ferramenta disponível – ou se este não for o caso, poderão ser desenvolvidas planilhas no Excel disponibilizadas para todos envolvidos. As bases de conhecimento, como o Wiki, também são boas alternativas.

 

Reuniões para informar sobre o Andamento do Projeto

 

São reuniões presenciais que podem envolver vários perfis diferentes de usuários que podem estar reunidos ao mesmo tempo ou não, dependendo do interesse de cada grupo. É comum a participação nestas reuniões dos patrocinadores do projeto, usuários finais, envolvidos de departamentos parceiros, dentre outros.

 

O interesse nas informações destas reuniões pode envolver o conhecimento dos problemas que o projeto enfrenta em termos de prazo, custo e escopo.

 

Estas reuniões devem obrigatoriamente ser rápidas e objetivas porque os participantes são pessoas estratégicas da empresa. A sugestão é apresentação através do PowerPoint de tópicos macros e resumidos sobre o andamento do projeto.

 

O resultado destas reuniões pode ser um Status Report enviado à alta direção da empresa.

 

Mudanças no Projeto

 

Este é um item extremamente importante nesta área de Comunicações. Muitas vezes deparamos com mudanças que são realizadas pela equipe e não são comunicadas aos demais envolvidos.

 

Para evitar este problema, a sugestão é adotar uma estrutura de Comitê Controle de Mudanças onde participem os principais responsáveis pelas decisões e aprovações das mudanças. Toda mudança deve ser realizada apenas após a aprovação deste Comitê.

 

A sugestão é definir reuniões periódicas deste grupo para identificar mudanças solicitadas e quando necessário deve ser convocado um encontro extraordinário. Após a aprovação da mudança deve haver uma comunicação formal a todos envolvidos do projeto sobre o item aprovado.

 

Estas são algumas sugestões de boas práticas que foram adotadas e obtiveram sucesso em projetos. É importante o Gerente de Projetos ter em mente que nenhuma prática é bem sucedida sem o comprometimento de todos envolvidos. Mas isto é assunto para outra vez.

–

Colaborou com este post Márcia Sasdelli, PMP.

PMBOK é marca registrada do Project Management Institute, Inc.

8056 Visualizações totais 2 Visualizações Hoje

Comentários via Facebook

comentários

 

3 Comentários

Debora
  • abr 13 2009
  • Responder
Marcia, ótimo artigo, de suma importância visto que um gerente de projetos passa 90% do tempo fazendo comunicação. você é uma das pessoas que me inspirou a estudar mais sobre esse assunto e por isso estou terminado minha pós em comunicação e minha monografia é sobre este tema. Gostaria de aproveitar e deixar o link do formulário da pesquisa sobre comunicação em projetos de TI que estou fazendo para escrever a monografia e pedir a colaboração dos leitores do blog para respondê-lo. http://www.surveymonkey.com/s.aspx?sm=K7_2bzjeX2tBhdXFoNDiYc_2fg_3d_3d Em breve divulgarei os resultados. []s Débora
Márcia Sasdelli
  • maio 11 2009
  • Responder
Débora, Respeito muito sua opinião porque afinal, você viabilizou a implantação do Wiki em nossos projetos. Pudemos constatar a importância desta ferramenta para a comunicação nos projetos e como ainda existem muitas coisas a serem feitas nesta área. Parabéns pela sua pesquisa. Quero muito saber o resultado. Afinal, se ficarmos de braços cruzados nunca vamos minimizar os problemas da Comunicação nos projetos. abs Márcia Sasdelli
Carlos Kllang
  • ago 30 2010
  • Responder
Muito bom artigo. Parabens.

Leave Reply Cancelar resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Esse site utiliza o Akismet para reduzir spam. Aprenda como seus dados de comentários são processados.


Pesquisar
Próximos Eventos
  • Workshop Gratuito: Como Potencializar a Agilidade Organizacional com OKR

    918 0

Banner - E-Books Gratuitos PMI

Webinar Gratuitos PMI Fixe

FIXE Consulting & Training
Tweets de @FixeConsulting
Arquivos
Tags
Agile Agile Project Management Alta performance Assertividade BPM BPMO Capacitação carreira Certificação PMI-ACP℠ Certificação PMP Comunicação Dashboards Desafios do GP Estrategia Gerencia de Projetos Gerenciamento de Projetos Gestão de Pessoas Gestão de Projetos Habilidades Habilidades Comportamentais Habilidades do Gestor de Projetos Habilidades do GP indicadores Indicadores de Desempenho KPI KPIs Lean liderança Líder Assertivo Melhores Práticas métricas Objetivos OKR performance Pessoas PMO Preparatorio PMI-ACP Processos Project Management projetos Scrum Soft Skills Stakeholders treinamento Webinars

O que se espera do Gerente de Projetos

Previous thumb

Certificação PMP - A ajuda de um poderoso recurso

Next thumb
Scroll
Sobre a Fixe

No esforço de se transformar para competir com sucesso no mundo globalizado, as organizações e os indivíduos precisam descobrir novas formas de trabalhar, mais simples e ágeis, diferentes das já aplicadas. Auxiliamos na Gestão de projetos e processos e ministramos workshops e treinamentos inovadores para a transformação e flexibilização das organizações: Métricas, KPIs e Dasboards, Gestão de Portfólio integrando Projetos e Processos, Soft Skills, Change Management, entre outros.


Contato
+351 918 226 798
+55 11 94211 8984

Artigos recentes
  • Workshop Gratuito: Como Potencializar a Agilidade Organizacional com OKR 21 de janeiro de 2021
  • LATAM – Como Potenciar la Agilidad Organizacional con OKR 21 de janeiro de 2021
  • O Poder do OKR na transformação digital 1 de dezembro de 2020
  • Gestão de Benefícios em Projetos: Como Medir? 16 de novembro de 2020

A FIXETraining recolhe e processa os seus dados, conforme a nossa Política de Privacidade e de Cookies, para prestar os nossos serviços e permitir o funcionamento adequado do site. Leia a nossa Política de Privacidade e de Cookies.

Todos os direitos reservados. ©Copyright 2019.