É um grande desafio implantar o processo de documentação de Lições Aprendidas na organização.  Alterações de antigos costumes por novas práticas geram resistências. Porém, a visão sobre a importância do capital do conhecimento para a organização está mudando, isto é, o devido valor está sendo reconhecido a cada dia.

Para que se obtenha sucesso nesta implantação, deverão ser traçadas estratégias, e planejados passos como:

1. Conscientizar os membros da organização

Os fatores relatados para justificar o não registro de Lições Aprendidas referem-se principalmente a falta de tempo, porém envolve na realidade a descrença e também o desconhecimento das vantagens proporcionadas pelo compartilhamento destas informações.

Aos membros da organização deverão ser apresentadas as vantagens de se poder ter acesso aos exemplos vivenciados em situações e momentos diversos.

O ganho que se tem está diretamente associado ao gerenciamento de riscos do projeto. Evita-se o aumento de custo desnecessário com retrabalho, má qualidade, e atrasos nas entregas, por exemplo.

2. Coletar e registrar as experiências

Considerada uma tarefa que requer grande esforço, as organizações tendem a não documentar suas experiências vividas ao longo do ciclo de vida dos projetos por elas gerenciados.

Lançar mão de métodos fáceis para capturar este conhecimento é essencial para a aceitação desta prática. Orientar para que sejam documentados itens relevantes, organizados em assuntos de interesse da organização, por tipos de projeto, por áreas de conhecimento.

3. Analisar sucessos e fracassos

Avaliar o que deu errado e porque, ou que ações contribuíram para bons resultados, fará com que se possa entender o contexto em que estão inseridos os registros, e adotar o que for aplicável, gerando melhorias no processo como um todo para os projetos e consequentemente para a organização.

4. Disseminar o conhecimento

Este conhecimento envolve não somente as más como também as boas práticas aplicadas anteriormente. Não basta registrá-las, deverão ser disseminadas, evitando-se o desperdício de tempo com soluções já encontradas.

Divulgar, tornar público trará benefícios aos membros da organização. Porém é importante priorizar, direcionar a informação de acordo com os interesses de cada grupo, ou através de solicitações específicas.

5. Manter atualizados os registros

A disponibilidade de informações deverá ser constante e as atualizações seguirão as ocorrências.

Gerenciar Lições Aprendidas requer antes de tudo patrocínio, depende de apoio de instâncias superiores, diretrizes bem delineadas, participação, motivação, enfim o envolvimento e comprometimento de todos.

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