Ainda sobre a natureza integradora dos projetos, neste artigo vamos ver como integrar seus projetos com o mundo exterior, garantindo que interessados e outras influencias externas estejam em sintonia com tudo o que o projeto precisa e em harmonia com o ambiente onde o produto ou serviço deverá funcionar ou acontecer conforme o desejo dos interessados, para assim produzir os resultados esperados.

Integrações Externas

Gerenciar projetos é, resumidamente, assimilar objetivos, agregar recursos, incorporar soluções, incluir tarefas, acomodar interesses, compor entregas e formar produtos. Todos esses termos são sinônimos da palavra Integrar. No artigo anterior, “Como integrar seus projetos e obter melhores resultados” falamos sobre as integrações internas, necessárias para coordenar os processos e todas as atividades ligadas à gestão do projeto. Desta vez vamos aborda as conexões externas que também precisam ser integradas para o bom resultado esperado. Algumas dessas conexões precisam ser criadas para garantir suprimentos, recursos, apoio técnico e político e outras demandas necessárias para que o projeto aconteça. No entanto, outras conexões irão existir independente da vontade do gestor e dos demais envolvidos. Nesse caso elas precisam ser gerenciadas para que não exerçam pressões negativas em demasia ou apenas para que as influências positivas sejam aproveitadas.

Conectando os Stakeholders

Cada um dos interessados no projeto, como clientes, usuários, possíveis fornecedores, patrocinadores, concorrentes, comunidades expostas ao produto resultante e tantas outras pessoas ou organizações externas ao projeto e que possam ter algum interesse no mesmo, precisam ser integrados. Como mencionei em meu post “Gestão das Comunicações. Integrando as diferentes partes interessadas do projeto”, cada um desses agentes possui características diferentes de cultura, diferentes níveis de conhecimento e diferentes perspectivas e interesses em relação ao projeto. Dependendo do poder de influência, isoladamente ou em grupo, podem impactar ou influenciar a execução ou resultado do projeto caso não estejam bem informados.

Conectando com a Organização

Todo projeto faz parte de uma ou mais organizações. Como escrevi em meu post “As 7 integrações que todo gerente deve conhecer para evitar os projetos Frankenstein”, o gestor do projeto precisa entender as necessidades e garantir que o produto ou serviço seja adequado às necessidades e passe a fazer parte da operação da organização de forma harmoniosa, sem grandes impactos. Além disso, precisa respeitar as regras vigentes, os processos e ao ambiente organizacional.

Conectando com o Negócio

Nenhum projeto deve ser executado sem um objetivo estratégico, gerando resultados e mudanças que possam, isoladamente ou em conjunto (portfólio) levar a organização a um novo patamar de negócio.

Como conseguir essas integrações?

As integrações externas não são nada fáceis de serem obtidas. Muitas vezes o gerente de projetos não possui na organização a autoridade necessária para interagir com os agentes externos ao projeto. Assim, é indispensável que ele possa contar com um bom patrocinador, que seja ativo e engajado, e ajude estabelecer as conexões necessárias.

Um boa comunicação, eficaz e consistente, também é fundamental para manter os interessados adequadamente informados.

Além disso, é indispensável que o Gerente de Projetos tenha uma boa visão de negócio, para que possa entender as necessidades estratégicas e responder adequadamente com o produto ou serviço do projeto, gerando os resultados esperados. Uma boa maneira de conseguir isso é integrando o projeto ou os projetos a um modelo de negócio. Mas esse assunto vamos deixar para uma próxima oportunidade. Acompanhe!

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Você tem ficado atento às integração dos seus projetos? Pode contar sempre com um patrocinador para facilitar as conexões externas?

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Bons Projetos!

Paulo Mei (www.paulomei.com.br)