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O Processo do Aprendizado na Gestão de Projetos

FIXE Gestão de Projetos

Por Paulo Mei 

Olá, como vai? Já notou como no início dos projetos tudo parece nebuloso e a impressão que se tem é que nunca iremos compreender aquele emaranhado de dados, entregas, requisitos, restrições, premissas, riscos, pessoas e organizações?

Pois é, tudo parece muito confuso, mas a medida que vamos lendo a pouca documentação inicial existente, fazendo as primeiras reuniões com a equipe e com os stakeholders e estruturando as primeiras versões do plano do projeto, tudo parece, aos poucos, fazer sentido. Os dados vão se transformando em informações que vão fazendo sentido umas com as outras até que, num belo dia, tudo parece estar compreendido e dominado, a ponto de, com toda a confiança, submetermos o plano para aprovação para então, depois de aprovado, executá-lo.

No início tudo parece muito confuso, mas aos poucos tudo parece fazer sentido.

Isso se dá por conta de uma situação totalmente natural e que quando não damos conta ficamos estressados tentando antecipar situações que só poderão emergir com o tempo mesmo. Estou me referindo à sequencia natural de aprendizado que todos nos devemos passar para alcançarmos a plena compreensão de um determinado assunto ou tarefa a ser executada. Essa sequência pode ser resumida em 4 fases e embora elas possam ser minimizadas com o uso de algumas técnicas, todo aprendizado passa por elas.

As 4 Fases do Aprendizado são

  • Ignorância
  • Confusão
  • Compreensão
  • Conhecimento

Para entendermos melhor como esse ciclo de aprendizado funciona na prática, vamos aplica-lo em um exemplo prático, como aprender a dirigir.

Antes de aprender, na fase da ignorância, a pessoa não faz a menor ideia do que seja dirigir e da sua complexidade. Por isso ela não tem consciência sobre esse fato e nem sequer sabe que não sabe alguma coisa.

Fase da Ignorância: Quando a pessoa não sabe que não sabe

Quando por conta de estímulo externo, por algum motivo alguém desperta para a necessidade de dirigir, descobre que não sabe e procura uma autoescola para aprender. Nas primeiras aulas de volante começa a confusão. São dois pés para três pedais, tem que segurar o volante, trocar de marcha, dar a seta, olhar os três retrovisores, enfim, parece impossível. A pessoa começa a descobrir suas dificuldades e constatar tudo o que ainda precisa aprender.

Fase da Confusão: Quando a pessoa sabe o que não sabe

Passada essa etapa de aulas, já habilitada apesar das dificuldades, a pessoa começa a pegar prática no volante. Em pouco tempo o que parecia impossível já pode ser realizado, porem com muita atenção para não errar. É a fase da compreensão. A pessoa sabe o que tem a fazer, porém faz tudo de forma planejada e muito bem pensada.

Fase da Compreensão: Quando a pessoa sabe que sabe

Após algum tempo de prática tudo aquilo que era feito com extrema atenção para não errar passa a ser executado automaticamente. A pessoa não pensa mais que para fazer uma simples troca de marcha é preciso estar atenta ao tempo de mudança, tirar o pé do acelerador, pisar na embreagem, mudar de marcha, soltar o pé da embreagem com rapidez coerente com a velocidade do veículo e voltar a pisar no acelerador. Tudo isso sem deixar o carro perder o desempenho, sem trancos e sem deixar de prestar atenção no trânsito. Dirigir agora passa a ser automático e prazeroso. A pessoa faz isso conversando, ouvindo música ou até mesmo lendo um Out-Door ou placa, é claro, sem deixar que essa falta de atenção provoque um acidente, ou seja, é uma falta de atenção controlada. É a fase do pleno conhecimento.

Fase do Conhecimento: Quando a pessoa nem sabe o quanto sabe. (Piloto automático)

Portanto, não adianta estressar na iniciação e nem deixar a equipe maluca ainda no início do planejamento. Utilize todas as técnicas disponíveis, principalmente uma boa comunicação, para diminuir o tempo que cada fase irá levar, mas aceite e faça com que os stakeolders entendam que existe um processo até que todos tenham domínio de todas as informações e pleno conhecimento do projeto.

Um risco muito comum decorrente da falta de conhecimento e respeito às fases do aprendizado no ambiente de projetos é o de se iniciar o projeto sem compreender todos os requisitos, restrições, premissas e riscos, provocando má qualidade na execução, erros na alocação de recursos, atrasos, custos adicionais e todos os problemas decorrente dessas falhas.

Comparando as fases do aprendizado com o ciclo de vida do projeto, podemos entender que a fase da ignorância é quando ainda não fomos informados que seremos o gerente de um determinado projeto. Quando recebemos o Termo de Abertura começa a fase da confusão, que se estende até pelo menos a primeira metade do planejamento, quando começa a fase da compreensão e o time passa a ter consciência de tudo que se tem pra fazer no projeto e aos poucos, com cuidado e atenção, as informações fazem sentido em um plano bem estruturado. A fase da compreensão vai até quase o final do projeto, pois há sempre novas situações para se aprender com as solicitações de mudanças, com a gestão dos riscos, com os relacionamentos etc. Infelizmente só se atinge a fase do conhecimento quando o projeto já está terminando. Nesse ponto, apesar de já não ser possível fazer muita coisa, sabemos tudo sobre o projeto e devemos aproveitar para analisarmos as lições aprendidas e as incorporarmos no conhecimento coletivo da organização.

Como você tem conduzido a iniciação e o planejamento de seus projetos? Tem respeitado as fases do aprendizado, levando à compreensão consistente de todas as informações do projeto ou prefere queimar etapas e assumir que a rapidez é mais importante?

Conte suas estórias. Deixe seu comentário no espaço abaixo e compartilhe com a gente as experiências que você tenha vivido por não conhecer ou não ter respeitado as fases do conhecimento.

Bons Projetos!

Sobre o autor

Foto Paulo Mei - Baixa ResoluçãoPaulo Mei, MBA, PMP. Consultor, instrutor e professor em gestão de projetos e portfólios, além de membro da diretoria do PMI de São Paulo atuando no Conselho de Governança. Graduado em Administração de Empresas com ênfase em finanças, MBA pela FAAP e mestrando em Empreendedorismo pela FEA/USP. Foi responsável nos últimos vinte anos por grandes projetos no Brasil e no exterior (projetos offshore) e pela implantação de Escritórios de Projetos para empresas de vários segmentos.

É autor dos livros Gerenciamento da Integração em Projetos (Elsevier; 2013) e PM Mind Map® – A gestão descomplicada de projetos (Brasport; 2015).

Contato: paulomei@paulomei.com.br ou contato@pmmindmap.com.br

Ler mais artigos do Paulo Mei: https://paulomei.com.br

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