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Simplificando projetos complexos

Você acaba de ser responsabilizado pela condução de um projeto complexo. E agora? Antes de se alarmar e pensar: por onde começo?, procure o caminho da simplicidade e verá como tudo se torna mais claro e factível.

A complexidade de um projeto é caracterizada pela combinação de alguns fatores, tais como:

 

  • Escopo integrado por vários e diversificados componentes;
  • Cronograma de longo prazo;
  • Identificação de um número significativo de variações de escopo;
  • Altos custos envolvidos;
  • Denso plano de riscos a ser gerenciado (muitas variáveis e incertezas);
  • Diversidade de culturas a serem observadas pelo plano de comunicações;
  • Intensidade e criticidade das aquisições incluídas na estrutura de fornecimento.

 

Diante desse cenário, o gerente do projeto, além de seguir as melhores práticas, ferramentas e técnicas recomendadas pelos padrões internacionais de gerenciamento de projetos, deve ser fiel ao princípio K.I.S.S. … isso mesmo! KISS – o acrônimo bem-humorado da expressão “Keep It Simple, Stupid”. Torná-lo simples não significa “queimar etapas” ou desconsiderar stakeholders mais distantes ou, até mesmo, desmerecer a documentação.

Pelo contrário, cada um desses processos deve ser cuidadosamente trabalhado. O modelo de integração deve ser desenhado e estabelecido desde a fase inicial do projeto. Planejamento, monitoramento e controle são as palavras de ordem. Os fatores críticos de sucesso encontram-se, principalmente, na existência de um forte patrocínio, na definição clara de perfis e responsabilidades e na atuação de um PMO (Project Management Office) consistente.

O PMO bem estruturado e atuante instrumentaliza o gerenciamento, contribuindo para a redução da complexidade dos projetos. Mas, sobretudo, o “grande segredo” está na definição das entregas. Em projetos complexos, o nível de granularidade das entregas é fundamental: defina pequenas entregas e … entregue cada uma delas. Estabeleça com clareza, e obtenha consenso, quais serão os critérios para avaliar o sucesso do projeto.

Defina as métricas de controle por área de conhecimento e quais serão os critérios para caracterizar se a etapa está completa. Defina o nível da estrutura organizacional do projeto para o qual serão escaladas as decisões sobre questões do projeto. Busque oportunidades, inove, seja bem-sucedido e não esqueça as quatro letrinhas … K.I.S.S.

 

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4 comentários em “Simplificando projetos complexos”

  1. Sou jornalista e preciso escrever um texto sobre o tema. Estava tendo dificuldades em encontrar textos claros nos quais pudesse me basear. Parabéns! Ficou ótimo o artigo

  2. Olá Djalma,

    Você tem toda razão. Caminhos longos e tortuosos, além de requerer esforços adicionais, comprometem os resultados esperados do projeto quanto a custo, prazo, escopo e qualidade. Ao simplificar os processos, conseguimos maior clareza e portanto, melhorando nossa capacidade de decidir sobre as melhores práticas.

    Obrigada pela participação e continue contribuindo com suas ideias.

    Grande abraço,
    Mariângela

  3. Super show esse post. Acho que realmete podemos aderir o K.I.S.S tranquilamente, uma vez que se não seguirmos padrões, podemos buscar caminhos mais longos do que outros já conhecidos e eficientes.

    Abraços

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